Jak usprawnić telefoniczną rejestrację pacjentów?

Linie telefoniczne przychodni i gabinetów lekarskich przeżywają często prawdziwe oblężenie, zwłaszcza w sezonie grypowym i pandemicznym. Dzięki odpowiednim narzędziom można jednak usprawnić i przyspieszyć proces telefonicznej rejestracji pacjentów.

Oprogramowanie dla przychodni

Nowoczesne oprogramowanie Thulium dla przychodni i lekarzy to wygodny sposób na to, aby telefoniczna rejestracja pacjentów była szybsza i wydajniejsza. Praktyczne narzędzie wyposażono w szereg funkcji, dzięki którym rejestrowanie, odpowiadanie na pytania czy udzielanie informacji przebiega znacznie sprawniej i skuteczniej. Co istotne, program jest łatwy w obsłudze, dzięki czemu nie wymaga długotrwałych szkoleń konsultantów. Jego zaletą jest też możliwość obsługi różnych kanałów: nie tylko telefonu, ale też poczty e-mail bądź formularza kontaktowego znajdującego się np. na stronie internetowej. Jakie inne możliwości daje narzędzie?

Telefoniczna rejestracja pacjentów

Oprogramowanie Thulium posiada menu głosowe IVR, które pozwala na zautomatyzowanie dużej części obsługi telefonicznej. Dzwoniący wybiera, naciskając odpowiedni przycisk na klawiaturze telefonu, który temat go interesuje, a następnie zostaje przekierowany do specjalisty zajmującego się tą kwestią. Dzięki temu telefoniczna rejestracja pacjentów odbywa się w bardziej uporządkowany, a przez to efektywniejszy sposób. Dzwoniący oszczędza swój czas, ponieważ zostaje przekierowany bezpośrednio do osoby, która go najlepiej obsłuży. Czas oszczędzają też pracownicy, ponieważ zajmują się zagadnieniami, w których się specjalizują i nie muszą przekierowywać pacjentów do innych konsultantów.

Obsługa formularza kontaktowego

Nowoczesne oprogramowanie usprawnia również obsługę wiadomości wysyłanych przez formularz kontaktowy. Dzięki rozbudowanemu narzędziu żadna z wiadomości nie zostanie przeoczona, co daje pewność, że pacjent uzyska wyczerpującą i merytoryczną odpowiedź. Każde zgłoszenie, na które odpowiedziano lub na które właśnie odpowiada specjalista, zostaje odpowiednio oznaczone w systemie. To pozwala wprowadzić porządek do skrzynki odbiorczej i sprawia, że jednym e-mailem nie zajmują się jednocześnie dwie osoby. Funkcja ta zapewnia większą kontrolę nad zawartością skrzynki i daje lepszy dostęp do danych.

Koordynacja pracy recepcji

System Thulium pozwala na kompleksowe zarządzanie pracą recepcji. W wielu przychodniach i klinikach zakres obowiązków pracowników recepcji jest bardzo szeroki. Poza umawianiem wizyt, odbieraniem telefonów czy odpisywaniem na maile konsultanci zajmują się też np. dokumentacją medyczną i receptami. Oprogramowanie pomaga uporządkować i zarządzać tymi zadaniami. Informacja o każdym kontakcie z pacjentem zostaje zapisana w systemie. Dzięki temu nawet jeśli recepcjonista nie odbierze w danej chwili telefonu, to informacja o próbie kontaktu zostaje w systemie, co pozwala oddzwonić później do pacjenta. Integracja różnych kanałów komunikacji i zadań do wykonania sprzyja lepszej organizacji, a przez to wydajności i efektywności pracy.